ברצוני להגדיר מה הכוונה בחומר ממשלתי. לשם כך נעזר בנוהל בדבר רשומות המצויות בלשכות השרים וברשותם והטיפול בחומר פרטי של שרים ושרים לשעבר.[1]
לפי נוהל זה, מסמכים וחומר אחר (כגון: תצלומים, הקלטות, סרטים וכו') אשר הוחזקו בלשכתו של שר אשר חדל לכהן בתפקידו והקשורים במישרין ובעקיפין לפעולותיו כשר – שייכים למדינה. הוא הדין במסמכים ובחומר אחר שבמהלך עבודתו נטל עמו שר לביתו או למקום אחר ולא הוחזרו ללשכה. בהתאם לכך, כל מסמך וחומר אחר המצויים בלשכתו של שר, חייבים להישאר בלשכה וכל חומר ומסמכים המצויים בביתו של שר או במקום אחר – יש להחזירם ללשכה.
מחמת החשיבות של החומר הנ"ל – הרי כל החומר המצוי בלשכתו של שר או במקום אחר, מהווה לכאורה חומר ארכיוני ממלכתי גם כשהשר חדל לכהן בתפקידו.
כמו כן, בידי השר ואנשי לשכתו עשויים להימצא בנוסף למסמכים בדבר פעילותו הממלכתית מסמכים על פעילותו האישית והמפלגתית אשר הוחזקו בלשכתו לנוחיותו, אפ-על-פי שאין הם קשורים לפעילתו הממלכתית. חומר ארכיוני כזה ניתן להעבירו לרשות הפרט, אם הגנז יחליט לאחר בדיקת מהותו, שהוא יחשב כחומר ארכיוני פרטי. אולם בהתאם לסעיף 8 לחוק הארכיונים תשט"ו-1955 (להלן חוק הארכיונים) ירשום הגנז חומר זה ב"פנקס חומר ארכיוני הנמצא בידי בעלים פרטיים".
לפי הנוהל, הגנז ראשי גם לקבל חומר ארכיוני כאמור, "למשמרת שאינה לצמיתות" בהתאם לסעיף 5 לחוק הארכיונים:
"הפקדת חומר ארכיוני בגנזך היא לצמיתות, אך רשאי הגנז בתנאים שייקבעו בתקנות לקבל חומר ארכיוני למשמרת שאינה לצמיתות".
מלבד זאת, בגנז רשאי להעתיק כל חומר אישי שהוא נאומים ודברי השר, גזרי עיתונות, תצלומים וכיוצא באלה מן החומר המפורט להלן:
- נאומים ודברי השר (למעט נאומים ודברים של השר בממשלה, בוועדות שרים ובוועדות אחרות שהממשלה מינתה את השר להיות חבר בהן).
- גזרי עיתונות, צילומים ופרסומים על השר, למעט צילומים שהם רכוש המדינה.
[1] לפי נוהל שאושר בהחלטה מספר 285 (רש/2) של הממשלה ביום ה' בשבט התשמ"ד (9.1.1984)
מסע בזמן 